Digitales Gerätemanagement in der Praxis

Einführung von GS-SMART bei Geiger + Schüle Bau in Ulm

Der Einsatz eines modernen Gerätemanagements ist ein logischer Schritt hin zur Digitalisierung in der Baubranche. Es reicht von der Vernetzung der Mitarbeiter mit Hilfe von Smartphones bis hin zur Erfassung der Standorte von Geräten und Maschinen über GPS. Bei Geiger + Schüle Bau, einem mittelständischen Bauunternehmen in Ulm mit rund 300 MA, ist aus dem Wunsch, ein digitales Gerätemanagementsystem zu entwickeln, die Anwendung GS-SMART entstanden. Realisiert wurde die Anwendung gemeinsam mit der MTS AG - nah an der Praxis und mit einer Fülle an Ideen. Sie ist mittlerweile als eigenes MTS-Produkt MTS-SMART auch bei weiteren Kunden im Einsatz.

Im Gespräch mit den Projektverantwortlichen Johannes Mezger (Geschäftsführung bei Geiger + Schüle Bau) und Dr. Gerhard Lörcher (Produktmanager bei MTS) wird deutlich, wo die Vorteile des digitalen Gerätemanagements liegen, welche Optimierungspotenziale es bietet und wohin die Reise gehen wird.

Herr Mezger, was war Ihre Motivation, ein digitales Gerätemanagementsystem zu entwickeln?

JM: Wir wollten unseren Mitarbeitern aktuelle Informationen über die Geräte bereitstellen und zwar in schneller Verfügbarkeit: Wo sind die Geräte im Einsatz, welche Dokumente gibt es zu den Geräten und wie ist deren Wartungszustand. Die wichtigen Dokumente sollen außerdem vor Ort auf den Baustellen verfügbar sein, z.B. Betriebsanleitungen oder die jährlichen UVV-Dokumente, damit die Mitarbeiter auf der Baustelle sehen können, in welchem Wartungszustand sich das Gerät befindet und dies bei Fragen von Seiten des Auftraggebers direkt nachweisen können. Die Standortbestimmung über GPS ist essentiell, um abwägen zu können, ob es überhaupt Sinn macht, ein bestimmtes Gerät anzufordern, oder ob es nicht doch zu weit weg ist. Mit diesen Informationen entsteht sowohl nach innen wie nach außen eine Transparenz darüber, was wo ist, was wie benutzt wird und was wann verfügbar ist.

Wichtig ist uns eine regelmäßige, monatliche Inventarisierung aller Baumaschinen und deren Ausrüstung. Weitere Schwerpunkte liegen hier in der Erfassung von Betriebs- und Wartungszuständen, sowie die Kontrolle über die korrekte Zuweisung zu Kostenträgern für die Abrechnung. Auch wird die Ausrüstung der Baumaschinen oft durchgetauscht und es ist dann ärgerlich, wenn man nicht mehr weiß, wo die Geräte sind.

Wie kam es zu der Kooperation zwischen G + S und MTS?

GL: G + S ist ein langjähriger Kunde von MTS und setzt viele MTS-Anbaugeräte ein. Mit der Integration von MagicMaps als Softwareentwicklung in die MTS kam dann sehr schnell der Kontakt zustande und man hat ein gemeinsames Projekt vereinbart.

Herr Dr. Lörcher, was waren die zentralen Herausforderungen aus Entwicklungssicht?

GL: Unser Ziel war eine Anwendung, die man sowohl im Büro verwenden kann, als auch mobil auf den Baustellen. Dort nutzen wir Smartphones, um die Geräte zu erfassen und setzen dabei deren Intelligenz und Funktionalität sinnvoll ein (z.B. GPS und Kamera). Alle Informationen werden zentral auf einem Server gespeichert, so dass alle Mitarbeiter immer den aktuellen Informationsstand haben.

Für die Ermittlung von Standorten in Form von Koordinaten sind natürlich die Satellitennavigationssysteme prädestiniert. Jedes Smartphone verfügt heutzutage über einen eingebauten GNSS-Empfänger. Es bietet sich daher an, diese Informationen mit Hilfe von Smartphones zu gewinnen und gleichzeitig die weiteren Möglichkeiten der Vernetzung, die diese bieten, zu nutzen, z.B. die zielgerichtete Kommunikation in Form von Schadensmeldungen.

Für die anderen Komponenten des Gerätemanagementsystems sind so gut wie keine weiteren Investitionen erforderlich: PCs sind ja in jedem Betrieb vorhanden. Daher erfolgt die zentrale Verwaltung der Daten (Anlage und Pflege) im Büro am Computer. Alle Daten werden über einen Server gespeichert und an alle Beteiligten verteilt. Wir nutzen also bereits vorhandene digitale Infrastruktur. Falls kein eigener Serverplatz vorhanden ist, kann dieser bei MTS gemietet werden.

Welches waren die größten Hürden und wie haben Sie diese gemeistert?

GL: Wichtig war uns, dass wir die Anforderungen von Geiger + Schüle Bau für das Gerätemanagement allgemeingültig fassen, damit wir daraus ein Produkt machen konnten, das auch für andere Kunden einsetzbar ist. Ansonsten gab und gibt es im Softwarebereich eigentlich ständig technische Herausforderungen, die es immer wieder aufs Neue zu überwinden gilt.

Herr Mezger, wie viele Geräte und Maschinen verwalten Sie in Ihrem Unternehmen?

JM: Insgesamt sind es ungefähr 2000 Geräte, darunter ca. 150 Baumaschinen, die wir derzeit überwachen. In weiteren Schritten werden wir bis zu 5000 Betriebsmittel digital verwalten.

In dem guten Jahr, in dem wir das System jetzt ungefähr haben, konnten wir noch nicht die Erfassung aller Geräte realisieren, weil der Aufwand, das Ganze richtig zu machen und richtig aufzunehmen hoch ist. Es müssen Dokumente eingepflegt, Bilder gemacht und die Daten über die Maschine in die Stammdaten eingegeben werden. Deshalb haben wir bestimmte Gerätegruppen, wie z.B. Hebezeug oder Gaswarngeräte vorerst noch nicht im System, da diese bereits über eigene Überwachungssysteme abgedeckt sind.

Wieviele Mitarbeiter nutzen SMART aktuell?

JM: Aktuell nutzen es Kolonnenführer und Maschinisten, Bauleiter, Bereichsleitung und Geschäftsleitung, insgesamt ca. 60 – 80 Mitarbeiter.

Auch Dienstleister wie z.B. externe LKW-Fahrer haben Zugang zu unserer App und können in den Bereichen, wo sie Berechtigungen haben, Erfassungen machen, z.B. Buchung von Geräten auf eine Baustelle, Stundenmeldungen, Schadensmeldungen, etc.

Wie haben Sie das System bei Geiger + Schüle Bau eingeführt?

JM: Wir haben das System erstmals bei der Winterschulung 2018 vorgestellt und sind mit einer kleinen Gruppe im Testbetrieb gestartet. Ab Mitte 2018 war es dann soweit, dass wir gesagt haben, das ist jetzt eine erste Version, die wir produktiv einsetzen.

Stand am Anfang also eine große Inventur?

JM: Genau. Also das darf man nicht unterschätzen. Der Aufwand, den eigenen Bestand vorzubereiten, war enorm. Dieser Punkt ist aber sehr wichtig, denn wenn die Daten in GS-SMART importiert sind, sind größere Änderungen schwierig.

Die Betriebsmittelverwaltung war in der Vergangenheit eher kaufmännisch geführt. Viele Informationen, die auf der Baustelle relevant sind, wie z.B. technische Details interessieren den Kaufmann jedoch nicht, sind aber im Baustellenbetrieb sehr wichtig, wie z.B. der Zustand der Maschine, wie viele Stunden sind es bis zum nächsten Wartungsintervall oder wann war denn die letzte UVV-Prüfung? Oder zum Beispiel ein Kernbohrgerät: Was für Dimensionen deckt es ab, welche Bohrkronen nimmt es auf? Was für einen Elektroanschluss hat es?

Daher war uns wichtig, dass wir die Inventarliste mit mehr Daten und Fakten speziell für die Baustelle bespielen und die Dokumente allen zugänglich machen, indem wir sie auf dem Server beim Gerät ablegen und jeder diese von dort abrufen kann.

Das Anbringen der QR-Codes ging dann flott vonstatten. Man klebt das Alu-Schild an, erfasst das Gerät mit der App und macht zwei Fotos. Innerhalb von ein bis zwei Minuten ist ein Gerät erfasst. Neben den Aluschildern verwenden wir auch Klebeetiketten. Wenn wir jetzt neue Geräte bekommen, verwenden wir Etikettendrucker, die bei 80-90% aller Elektrogeräte dauerhaft ausreichend sind. Bei stark belasteten Betriebsmitteln, wie z.B. Flexgeräten, wo es schwierig ist, einen (Aufkleber) ordentlich unterzubringen, muss man sich über die Art der Markierung Gedanken machen, da wäre vielleicht ein RFID-Chip besser. Aber das ist der Vorteil bei dieser Lösung, die wir haben. Hier ist der Tracker vom Typ her nicht festgelegt. Man kann sowohl GPS-Tracker, als auch QR-Codes, als auch jeden anderen Typ von Tracker mit einem Gerät verheiraten. Wenn ich jetzt Herrn Lörcher sagen würde, ich brauche für die Flexgeräte RFID-Chips, dann wäre das für ihn kein Thema.

Sie nutzen in GS-SMART auch GPS-Tracker, die ihre Position täglich schicken.

JM: Wir verwenden derzeit 50 Tracker für Ausrüstungsgegenstände, die stark gefragt sind, wie Anbauverdichter, Hydraulikmeißel und spezielle Geräte, die selten sind, aber hochverfügbar sein müssen. Von diesen Geräten benötigen wir täglich den Standort, denn bei ihnen kommt es oft vor, dass man sie ad hoc schnell sucht, wenn man z.B. auf ein altes Betonfundament stößt, ohne dass man damit gerechnet hat. Die Baustelle würde stehen, wenn man nicht schnell einen Hydraulikmeißel herbekommt. In diesem Fall stellt kann man die Meißel im näheren Umkreis darstellen und anfragen, ob man den nächstgelegenen für einen Tag oder zwei ausleihen kann. Die automatisierte Positionserfassung der GPS-Tracker ist eine feine Sache, man spart sich damit viel Arbeit, aber es ist auch eine Kostenfrage. Der Einsatz lohnt sich derzeit für die Überwachung und den Schutz von Geräten ab einem Wert von ca. 5.000 Euro.

Wie war die Akzeptanz unter den Mitarbeitern?

JM: Die meisten Mitarbeiter, die mit Smartphones vertraut waren, hatten aufgrund der einfachen App-Bedienung überhaupt keine Probleme. Sie erfassen und fotografieren alles und fügen je nach Maschine noch Daten hinzu, z.B. Betriebsstunden oder Kolonnen.

Jemand, der kein Smartphone bedienen kann, kann an diesem System nicht teilnehmen. Wir hatten uns im Vorfeld Gedanken gemacht, ob wir spezielle Lesegeräte einsetzen sollen. Aber die sind erst mal teuer und zweitens sind sie nie da wo sie sein sollen – Smartphones sind immer da.

Wir haben aber auch Mitarbeiter, die hatten noch nie ein Smartphone. Der Großteil davon kam innerhalb kürzester Zeit sehr gut damit zurecht und war dann auch sehr motiviert.

Sehr wichtig ist, wie man als Geschäftsleitung das Thema vorlebt. Wenn man selbst Wert darauf legt, dass eine Innovation von den Mitarbeitern eingesetzt wird, funktioniert das auch. Man muss in Schulungen und Gesprächen die Vorteile vermitteln und die Mitarbeiter motivieren, neue Wege zu gehen. Und in diesem Fall sind die Vorteile für den Einzelnen klar ersichtlich, weil man ja auch selbst davon profitiert, wenn alle seine Ordnung hat.

Welche Vorteile haben Sie durch die Einführung von GS-SMART?

JM: Im allgemeinen Tagesgeschäft ist viel weniger Zeit notwendig um zu Informationen zu kommen, das geht ruckzuck. Wenn man etwas sucht, oder den Wartungszustand eines Geräts benötigt, weiß man, wo man nachschauen muss. Die Bauleiter bekommen viele Dinge abgenommen, wie z.B. Wartungen oder UVV, wofür sie originär mitverantwortlich sind. Alles ist jetzt viel transparenter. Und dadurch, dass jeder mitgenommen wird, ist es so, dass keine Ausgrenzung, sondern Integration stattfindet, das führt bei den Mitarbeitern zu Zufriedenheit, da sie besser Bescheid wissen und an den Prozessen teilnehmen.

Haben Sie ein Beispiel für konkrete Verbesserungen von Abläufen in Ihrem Unternehmen?

JM: Ja, der Werkstattleiter ist deutlich zufriedener mit der Auslastung, die sich viel besser über das Jahr verteilt und sich nicht mehr im Winter alles staut, weil dann alle Maschinen plötzlich reinkommen. Er kann gezielter planen, denn die Werte für die Betriebsstunden sind up to date. Die Werkstatt kann sich mit den Baustellen absprechen, man sieht beim Raupenbagger XY, aha, jetzt kommen wir an die nächste Wartungsgrenze, bei einer großen Baumaschine ungefähr alle 500 Stunden, und kann bereits frühzeitig schauen, wie können wir diesen Bagger für die Wartung reinbekommen. Man spricht sich ab, anstatt dass man den Termin überzieht. Die Werkstatt beteiligt sich an der Disposition, was die Wartung angeht und kann die Termine für die verschiedenen Bagger unterjährig verteilen.

Das heißt, jetzt ist es so, dass die Werkstatt Geräte auch aktiv anfordert, weil sie sieht, dass jetzt bald eine Wartung fällig ist?

Genau. Ein Bauleiter denkt ja nicht unbedingt daran, dass jetzt ein Wartungsintervall nötig ist. Das ist ein Beispiel für Informationstransfer, der nach innen stattfindet.  Der Polier notiert mit den Betriebsstunden einen Wert, der ihm eigentlich völlig egal ist, aber die Werkstatt sieht an diesem Wert, aha, wir haben noch 60 Stunden, das reicht nicht einmal mehr für einen Monat, jetzt müssen wir in den nächsten 2 Wochen mal schauen, wie wir die Maschine in die Werkstatt bekommen.

Früher war es so, dass man die Stunden auf Papier gemeldet hat. Das Papier hat eine Woche gebraucht, bis es im Büro war, dann hat es drei Tage gedauert bis es in einer Liste zusammengetragen war und bis die Betriebsstunden dann in der Werkstatt waren, war noch ein Tag vorbei.

Heute macht der Werkstattleiter die Auswertung selbständig in der Desktop-Software und kann schnell veranschaulichen, welche Maschinen eine Wartung benötigen, und wenn es nur eine kleine Durchsicht ist. Oft werden dabei schon Mängel im Vorfeld erkannt. So kann man das unterjährig unterbringen und es staut sich nicht alles im Winter.

Auch die Mitarbeiter, die die Listen abarbeiten, haben dadurch, dass das Ganze transparenter ist, eine hohe Motivation zu sagen, also gut, ich muss jetzt raus und genau den Bagger Nummer 65 richten, denn er sieht auch die anderen Dinge, die noch anstehen.

Es ist für sie wichtig, dass sie ein Teil des Systems sind und in einer modernen Firma arbeiten, wo planmäßig und transparent vorgegangen wird.

Auch die Buchhaltung ist glücklich, denn sie kann diese Daten ebenfalls direkt für die Abrechnung der Kostenträger verwenden.

Früher war es so, dass unsere Mitarbeiterin im Controlling froh war, wenn sie die Daten vom vorigen Monat hatte. Jetzt ist es so, dass die Mitarbeiterin schon ungeduldig ist, wenn die Daten nicht zum Stichtag vorliegen. Wenn jemand seine Meldungen nicht richtig macht und diese z.B. nicht zum Kostenträger passt, dann kann man jetzt über den Standort schauen, wo der Fehler liegen könnte.

Und manche Fehler können gar nicht mehr gemacht werden, z.B. können abgeschlossene Baustellen gar nicht mehr gebucht werden, da sie aus der Auswahl ausgeschlossen werden. Und die Betriebsstunden einer Maschine müssen zwingend größer sein, als die zuletzt erfassten.

Was also das Controlling angeht und die interne Abrechnung geht das wesentlich komfortabler und schneller.

Ich finde es auch wichtig, dass die Erfassung der Baumaschinen und ihrer Ausrüstung monatlich durch den Vorarbeiter/Polier gemacht wird, denn er setzt sich mit seiner Baustelle auseinander: Was habe ich noch alles da, brauche ich das überhaupt?

Ich erhoffe mir davon, dass sich manche von überflüssigen Geräten lösen und nur die Sachen auf die Baustelle nehmen, die sie auch wirklich benötigen. Denn alles, was herumliegt, macht jetzt auch Aufwand. Man muss alles jeden Monat wieder suchen und erfassen und ist dafür verantwortlich.

Das heißt, Sie geben einerseits mehr Verantwortung an die Mitarbeiter, andererseits haben diese aber auch eine Entlastung dadurch, dass sie auch immer einen Nachweis haben.

JM: Ja, sie können den Wartungszustand nachweisen, und sie wissen auch, wer ein bestimmtes Gerät gerade hat. Gerade die Wartungszustände können wir viel besser überwachen, wozu wir ja verpflichtet sind.

Haben Sie den Eindruck, dass viele Telefonate nicht mehr stattfinden müssen?

JM: Ich schätze, dass sich die Telefonate beim Disponenten halbiert haben. Er kann jetzt nachschauen, wer ein Gerät zuletzt erfasst hat und direkt mit demjenigen sprechen. Viele Verleihungen gehen mittlerweile komplett an ihm vorbei, das machen die Kollegen unter sich aus. Dennoch gibt es keine Verwirrungen, denn alle Baustellenwechsel von Geräten werden dokumentiert.

Gab es auch Effekte, an die Sie im Vorfeld gar nicht gedacht haben?

JM: Ja, die Identifikation der Mitarbeiter mit der Firma ist größer. Mancher hat nun auch ein Smartphone, mit dem er nicht nur die Betriebsmittelverwaltung macht, sondern er kann viel mehr damit machen, er kann E-Mails empfangen, er kann Fotos machen usw. das führt dazu, dass die Mitarbeiter sich mehr vernetzen. Es ist ein positiver Nebeneffekt, dass die Informationstechnologie mehr genutzt wird und auch die Bereitschaft entstanden ist, diese zu verwenden.

Warum haben Sie sich für die Kooperation mit MTS entschieden?

JM: Wir wollten einen bauaffinen Anbieter, der sich mit Baumaschinen, aber auch mit dem Bauprozess, z.B. Kolonnenverwaltung, auskennt. Dann ist mir die Flexibilität, die Anwendung auf unsere Bedürfnisse und unser gesamtes System anzupassen, sehr wichtig. Es bringt mir nachher nichts, wenn ich auf den letzten Cent eine Software günstig eingekauft habe, die nachher nur zu 80 Prozent das widerspiegelt, was wir benötigen.

Entscheidend war auch, dass wir unsere Software und unsere Daten nicht in der Cloud des Anbieters haben, sondern auf unserem eigenen Server.

Welche gemeinsamen Weiterentwicklungen streben Sie an?

JM: Die Einführung des Dispositionsmoduls ist der nächste große Schritt. Wir haben aber auch noch andere Dinge, wie Tagesberichte und Arbeitszeiterfassung, die momentan nicht über eine App gemacht werden. Da sind wir interessiert, was MTS in Zukunft noch bieten wird.

GL: Mit der Dispositionslösung geht es vom Gerätemanagement hin zur Logistik und um Fragen: Wie verteile ich die Geräte? Wie kommen diese zur Baustelle? Wie kommen sie zurück? Darüber hinaus schaffen wir Schnittstellen zu ERP-Systemen und den Portalen der Maschinenhersteller, um die Informationen des gesamten Geräte- und Maschinenparks umfassend und herstellerunabhängig abbilden und nutzen zu können.

Herr Mezger, Herr Dr. Lörcher, wir danken Ihnen für das Gespräch.

 

Geiger + Schüle Bau GmbH & Co. KG, Ulm
Die Geiger + Schüle Gruppe hat ihren Sitz in Ulm und ist mit rund 300 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von ca. 50 Mio € (2018) in den Geschäftsbereichen Tief-, Straßen-, Gleis- und Netzbau tätig. Das Unternehmen sieht seine Stärke als Komplettanbieter und nimmt Auftraggebern dadurch viele Koordinierungsaufgaben ab.